Antes de iniciar con el tema de este post es necesario decir que todas las empresas, negocios o entidades en Colombia deben tener muy claro el manejo de su caja, ya que un buen manejo y registro le permite a los directivos de las empresas tomar mejores decisiones basados en información concisa y libre de sesgo. Es por ello que en este artículo se busca brindar toda la información necesaria para que las personas interesadas entiendan y conozcan ¿qué es?, ¿cómo funciona? y ¿qué operaciones se pueden realizar con la caja, sea general o menor?
¿Que es la caja en contabilidad?
La caja, sea llamada caja general o caja menor, es una cuenta del Plan Único de Cuentas que hace parte de la clase del activo 1 del grupo Disponible 11, en la cual se registra las entradas y las salidas de efectivo, cheques o equivalentes de efectivo de la empresa o entidad, sean los valores registrados en ella en moneda nacional o extranjera, los cuales deben tener la característica de estar disponibles al momento de necesitar utilizarlos.
- ® Caja general 11 05 05: Esta cuenta es la que comúnmente utilizan las empresas principalmente para registrar todo el dinero en efectivo ingresado a la empresa y donde también suelen entrar cantidades grandes de dinero.
- ®
Caja menor 11 05 10: Esta cuenta se caracteriza por ser un
fondo fijo, en donde la administración de una empresa fija un monto con el cual
se cancelan los gastos de menor cuantía y también tiene una política de uso
determinada y estricta.
Manejo de caja:
Deben establecerse políticas internas que permitan un óptimo desarrollo del funcionamiento de la caja, de la misma manera se debe establecer el procedimiento para recibir grandes sumas de dinero en efectivo al igual que la forma en cómo el efectivo va a salir de la cuenta, lo anterior mencionado en muy importante cuando se vaya a crear el fondo de caja menor.
Control de caja:
Dentro del buen manejo de la caja se estableció que se debe crear algunas medidas de control interno. Las principales medidas de control interno de la caja son:
- El dinero en efectivo recibido se debe de consignar oportunamente en la cuenta bancaria de la empresa o entidad.
- Los cheques deben ser girados a nombre de la empresa y no del encargado de la caja.
- Debe determinarse la persona o personas que van a manejar la caja, las cuales no deben tener acceso a los registros del libro contable de la empresa.
- Realizar arqueos oportunos y seguidos de caja.
Arqueo de caja: Se llama arqueo de caja al método que se utiliza para tener un mayor control sobre la caja de las empresas. Se utiliza un documento en el cual se suman las cantidades físicas de cada moneda y billete de una misma determinación, luego se procese a determinar el valor de lo que en la caja se encuentra, el información se va a comparar con la información brindada por las tirillas o recibos de la caja, pudiendo así dar como resultado lo denominado como sobrantes o faltantes de caja.
Movimientos de la cuenta de caja:
Entradas de caja:
Se consideran entradas de caja cuando se recibe dinero en efectivo por los siguientes conceptos:
- Cuando se vende de contado.
- Cuando se reciben anticipos.
- Cuando se recauda cartera de los clientes.
- Cuando los clientes o trabajadores abonan a los prestamos otorgados por la empresa.
- Cuando existen sobrantes de caja.
- Cuando al convertir divisas a la tasa de cambio hay un mayor valor resultante.
- Cuando se vende reciclaje.
- Entre otros muchos conceptos.
Salidas de caja:
Se consideran salidas de caja cuando se desembolsa dinero en efectivo por los siguientes conceptos:
- Cuando se realizan depósitos a las cuentas bancarias de la empresa.
- Cuando se paga en efectivo diferentes tipos de bienes o servicios.
- Cuando se paga anticipadamente alquileres.
- Cuando se reduzca o cancele el fondo de caja menor.
- Entre otros conceptos de salidas de caja.
Ejercicios utilizando la caja general y la caja menor:
La
empresa el pollito S.A.S recibe $100.000 de Raul por concepto de cancelación de
la factura #001.
La empresa el pollito S.A.S consigna en la cuenta de bancolombia $100.000.
Creación y fondo de caja menor:
- La excelencia S.A crea un fondo de caja menor por el valor de $250.000, el cual estará a cargo de la señora Jessica, se gira cheque.
- La empresa excelencia S.A ha tenido los siguientes gastos, por lo tanto solicita un rembolso para la caja menor.
- La empresa excelencia S.A recibe el valor solicitado como reembolso de caja menor:
Ejercicios utilizando la caja general y la caja menor:
La empresa el pollito S.A.S recibe $100.000 de Raul por concepto de cancelación de la factura #001.
Creación y fondo de caja menor:
- La excelencia S.A crea un fondo de caja menor por el valor de $250.000, el cual estará a cargo de la señora Jessica, se gira cheque.
- La empresa excelencia S.A ha tenido los siguientes gastos, por lo tanto solicita un rembolso para la caja menor.
- La empresa excelencia S.A recibe el valor solicitado como reembolso de caja menor:
